Die IT Abteilung einer grossen Schweizer multinationalen Unternehmung, wollte die interne IT Kommunikation verbessern. Die IT Organisation benutzte viele verschiedene Kommunikationswerkzeuge und Kommunikationskanäle, aber die daraus resultierenden Ergebnisse befriediegten den CIO nicht vollständig. Der CIO wollte die Kommunikationsaktivitäten professionell strukturieren, damit das IT Image seiner Abteilung sowohl intern wie auch extern an Ansehen gewinne. Zudem wünschte der CIO eine bessere Kontrolle über die IT Service Dienstleistung und deren Wirkung auf den End-User.

• Unsere Beratungsarbeit fing mit einem kurzen Audit an, bei welchem wir die Reife von 5 Kommunikationseinflussfaktoren überprüften. Basierend auf diesem Audit, stellten wir fest, dass eine tiefergehende AS-IS Analyse von Nöten ist.
• Basierend auf unserer Erfahrung und der AS-IS Analyse erarbeiteten wir eine SHOULD-BE Dokumentation, in der unsere Berater die optimale Kommunikationsstrategie festhielten.
• Nachdem der CIO unserer SHOULD-BE Analyse zustimmte, coachten unsere Berater den CIO durch den Prozess der Verbesserung der IT Strategie und des damit verbundenen organisationellen Re-designs. Zusammen mit dem CIO erarbeiteten wir einen Plan, um die Kommunikationsstrategie kundenspezifischer zu gestalten, und führten ebenfalls Interviews mit spezifischen End-User Segmenten durch, sowie mit den verantwortlichen Führungskräften anderer Abteilungen. Im Verlaufe des Coachingprozesses wurden weitere Dokumente und interne Feedbacks eingeholt und diese wurden fortlaufend in den neuen Kommunikationsstrategieplan integriert.
• Zu einem späteren Zeitpunkt wurden alle zusammengetragenen Berichte, Dokumente sowie Analysen zu einem ganzheitlichen IT Strategieplan zusammengefasst, der dem CIO zur Prüfung vorgelegt wurde.
• Nachdem unser Vorschlag angenommen wurde, erarbeiteten wir die Taktiken zur Implementierung des strategischen Plans. Die Taktiken beinhalteten das Re-design der Kommunikationskanäle, das Einführen neuer Kommunikationswerkzeuge und das organisationelle Design der IT Kommunikationsabteilung.
• Als nächstes coachten wir den CIO und das IT Team durch den Prozess der Implementierung des strategischen IT Plans. Hierzu gehörte auch das Evaluieren allfälliger IT Trainings, Personalbedürfnisse, das Erarbeiten von Trainingsplänen, das halten von Trainingworkshops sowie das Einführen von neuen Methodologien für die End-User Befragung. Des Weiteren hielten wir Workshops und Trainings, in denen wir dem mittleren Kader Kommunikationstechniken vermittelten, dem Support Team Stress Management Techniken und der IT Kommunikationsführung Methoden, um die Kontrolle über die externen IT Repräsentanten zu erhöhen und deren Aktivitäten besser steuern zu können.

Am Ende unserer Mission lieferten wir dem CIO nicht nur einen professionellen IT Strategieplan sowie das dazupassende organisationelle Design, sondern hatten sicher gestellt, dass die Kommunikationsstrategie auch erfolgreich implementiert wurde und den gewünschten Effekt auf die Effizienz der IT internen und externen Kommunikation zeigte. Dadurch konnte die IT Organisation ihr Image bei dem Management und den End-Usern verbessern. Der CIO konnte die Wertschöpfung der IT für den Unternehmenserfolg deutlicher darstellen und bekam von der Unternehmensführung auch mehr Unterstützung.